Datenschutzhinweise für Online-Sprechstunden und Webex Meetings via Cisco Webex der BHH

Wir möchten Sie im Folgenden über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Cisco Webex Meetings informieren.

Zweck der Verarbeitung:

Das Tool „Webex Meeting“ wird genutzt um eine Online-Beratung durch virtuelle Treffen zu ermöglichen. Diese Beratung findet primär zwischen Interessentinnen und Interessenten des Studienangebotes an der BHH und den Mitarbeitenden der Studienberatung und der Öffentlichkeitsarbeit statt.

Dieser virtuelle Beratungsservice kann unter den aktuellen Corona-Bedingungen als freiwillige Alternative zu einer persönlichen Beratung genutzt werden. Weiterhin steht Studieninteressierten zur Beratung auch die telefonische Hotline (040 428791-199) zur Verfügung.

„WebEx Meeting“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc. (im Folgenden Cisco genannt), 170 West Tasman Drive, San Jose, CA 95134.

Verantwortliche Stelle:

Die im Sinne des Datenschutzes Verantwortliche Stelle ist die Berufliche Hochschule Hamburg (BHH), Anckelmannstraße 10, 20537 Hamburg, Telefon: 040 428 791 0.

Technischer Ansprechpartner der BHH ist Mario Reichel, Telefon: 040 428 791 130, E-Mail: mario.reichel [at] bhh.hamburg.de .

Sobald Sie die Kenntnisnahme dieser Hinweise bestätigen, gelangen Sie auf eine externe Webseite des Anbieters Cisco, welcher für die Bereitstellung dieses Dienstes verantwortlich ist.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Webex Meeting“ werden verschiedene Daten verarbeitet.

Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten gemacht oder Funktionen genutzt werden. Eine Registrierung ist für die Nutzung der Beratung nicht erforderlich.

Angaben des Benutzers: Name, E-Mail-Adresse

Host- und Nutzungsinformationen: IP Adresse, Benutzeragentenkennung, Hardwaretyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads, MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend), Serviceversion, Ergriffene Maßnahmen, Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durchschnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität), Anzahl der Sitzungen, Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen, Zahl der Teilnehmenden, Hostname, Bildschirmauflösung, Join-Methode, Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose.

Benutzergenerierte Informationen: Alle Informationen welche durch die Benutzerin oder den Benutzer in Form von Bild, Ton, Chat, Datei-Upload oder anderen Interaktionen in diesen Dienst eingebracht werden.

Umfang der Verarbeitung

Innerhalb einer Beratung erfolgt – mit Ausnahme willentlicher, für alle Teilnehmenden indizierter aber auch administrativ unterbindbarer, netzwerkbasierter Aufzeichnung –keine Speicherung von usergenerierten Daten („User-Generated Information“). Für Analysezwecke und Serviceproblembehebung erfolgt ggf. eine Datenerhebung („Host and Usage Information“). Die genaue Auflistung, welche Daten in welcher Kategorie verarbeitet werden, ist hier zu finden: https://trustportal.cisco.com/c/dam/r/ctp/docs/privacydatasheet/collaboration/cisco-webex-meetings-privacy-data-sheet.pdf

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Webex Meeting” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten für die freiwillige Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO nach einer Einwilligung der betroffenen Person durch Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise.

Daten, welche nicht primär für das Beratungsangebot verwendet werden, können auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Rahmen der vertraglich geregelten Bereitstellung der Dienstes „Webex Meeting“ durch Cisco erhoben und verarbeitet werden.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Beratungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Webex Meeting“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Cisco vorgesehen ist.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn keine Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, Ihnen weitere Beratungen durch die BHH anzubieten. Soweit wir Daten im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung mit „Webex Meeting“ übertragen, ist im Rahmen des Vertrags über Auftragsdatenverarbeitung die entsprechende Löschung vereinbart.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die BHH bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (https://datenschutz-hamburg.de/).

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, welche dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 02.03.2021